Ở bài cơ bản, bạn đã biết cách chia chi phí chung theo giờ máy hoặc giờ công. Nhưng trong thực tế, kế toán còn gặp 3 câu hỏi khó hơn: Chưa hết tháng, chưa có hóa đơn điện thì phân bổ bằng gì? Chi phí của phòng bảo trì, tổ điện – những bộ phận không trực tiếp làm ra sản phẩm – thì chia thế nào? Và khi nhà máy chạy dưới công suất, chi phí cố định có được tính hết vào giá thành không? Bài phân bổ chi phí chung chuyên sâu này trả lời lần lượt từng câu hỏi bằng công thức và ví dụ số liệu cụ thể, trình bày đơn giản nhất có thể.
📋 Mục Lục Bài Viết
Đơn Giá Phân Bổ Ước Tính Và Chênh Lệch Thừa/Thiếu
Nếu chờ cuối kỳ mới có chi phí thực tế, giá thành sẽ ra rất chậm và biến động theo mùa (tháng nóng tốn điện hơn…). Vì vậy nhiều doanh nghiệp dùng đơn giá phân bổ ước tính (predetermined overhead rate) xác định từ đầu năm:
Đơn giá phân bổ ước tính = Chi phí chung dự toán ÷ Mức hoạt động dự toán
Chi phí chung đã phân bổ = Mức hoạt động thực tế × Đơn giá ước tính
Ví dụ (số liệu giả định):
- Dự toán năm: chi phí sản xuất chung 1.200 triệu, 60.000 giờ máy → đơn giá = 20.000 đ/giờ máy.
- Thực tế cuối năm: 58.000 giờ máy, chi phí chung thực tế 1.230 triệu.
- Đã phân bổ = 58.000 × 20.000 = 1.160 triệu.
- Chênh lệch = 1.230 – 1.160 = 70 triệu phân bổ thiếu (under-applied).
Xử lý chênh lệch:
- Chênh lệch nhỏ: ghi thẳng vào giá vốn hàng bán (TK 632) trong kỳ.
- Chênh lệch lớn: phân bổ lại theo tỷ lệ cho sản phẩm dở dang (154), thành phẩm tồn kho (155) và giá vốn (632) để giá thành phản ánh đúng.
Chênh lệch lớn liên tục là tín hiệu dự toán chưa sát, cần xem lại cùng bài phân tích phương sai ngân sách.
Phân Bổ Chi Phí Bộ Phận Phục Vụ: Trực Tiếp Và Bậc Thang
Nhà máy thường có bộ phận phục vụ (bảo trì, điện, kho) và bộ phận sản xuất (cắt, đóng gói). Chi phí bộ phận phục vụ phải được chuyển sang bộ phận sản xuất trước, rồi mới phân bổ vào sản phẩm.
Ví dụ: Bảo trì (S1) 60 triệu, Điện (S2) 40 triệu. Bộ phận sản xuất: Cắt (P1), Đóng gói (P2).
| Dịch vụ sử dụng | S2 Điện | P1 Cắt | P2 Đóng gói |
|---|---|---|---|
| Giờ bảo trì (S1) | 100 | 300 | 200 |
| kWh điện (S2) | – | 6.000 | 2.000 |
Cách 1 – Phương pháp trực tiếp (bỏ qua việc các bộ phận phục vụ dùng dịch vụ của nhau):
- S1: P1 = 60 × 300/500 = 36; P2 = 60 × 200/500 = 24
- S2: P1 = 40 × 6.000/8.000 = 30; P2 = 10
- Tổng: P1 = 66 triệu, P2 = 34 triệu
Cách 2 – Phương pháp bậc thang (phân bổ bộ phận phục vụ nhiều nhất trước, S1 chia cả cho S2):
- S1 (600 giờ): S2 = 10; P1 = 30; P2 = 20
- S2 lúc này = 40 + 10 = 50: P1 = 50 × 6.000/8.000 = 37,5; P2 = 12,5
- Tổng: P1 = 67,5 triệu, P2 = 32,5 triệu
Cả hai cách đều ra tổng 100 triệu. Phương pháp bậc thang phản ánh sát thực tế hơn khi các bộ phận phục vụ dùng dịch vụ của nhau đáng kể; phương pháp trực tiếp đơn giản, phù hợp doanh nghiệp nhỏ.
VAS 02: Chi Phí Chung Cố Định Và Công Suất Bình Thường
Theo VAS 02 – Hàng tồn kho, chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ vào giá thành dựa trên công suất bình thường của máy móc, không phải sản lượng thực tế khi sản lượng thấp.
Ví dụ: Chi phí chung cố định 300 triệu/tháng, công suất bình thường 10.000 sản phẩm → 30.000 đ/sp.
- Thực tế sản xuất 8.000 sp (thấp hơn bình thường): chỉ phân bổ 8.000 × 30.000 = 240 triệu vào giá thành. 60 triệu còn lại không được tính vào giá thành mà ghi nhận vào giá vốn hàng bán (TK 632) ngay trong kỳ.
- Thực tế sản xuất 12.000 sp (cao hơn bình thường): phân bổ theo sản lượng thực tế, 300 triệu ÷ 12.000 = 25.000 đ/sp, để giá trị tồn kho không vượt chi phí thực.
Ý nghĩa quản trị: quy định này ngăn việc “đẩy” chi phí nhàn rỗi vào hàng tồn kho làm đẹp lợi nhuận. Khoản 60 triệu chính là chi phí của công suất nhàn rỗi – con số ban giám đốc nên theo dõi hàng tháng. Còn chi phí sản xuất chung biến đổi luôn phân bổ theo thực tế phát sinh.
Câu Hỏi Thường Gặp
Nên dùng một đơn giá chung toàn nhà máy hay đơn giá riêng từng phân xưởng?
Nếu các phân xưởng có đặc điểm khác nhau (phân xưởng dùng máy nhiều, phân xưởng dùng người nhiều), nên dùng đơn giá riêng từng phân xưởng với tiêu thức phù hợp. Khi hoạt động đa dạng hơn nữa, cân nhắc phương pháp ABC.
Công suất bình thường xác định thế nào?
Là sản lượng trung bình đạt được trong điều kiện sản xuất bình thường qua nhiều kỳ, có tính đến hao hụt do bảo trì theo kế hoạch. Doanh nghiệp nên ban hành bằng văn bản và áp dụng nhất quán.
Phân bổ thiếu 70 triệu có ảnh hưởng thuế TNDN không?
Nếu chi phí thực tế có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì vẫn là chi phí được trừ; việc phân bổ chỉ ảnh hưởng thời điểm ghi nhận vào giá vốn hay tồn kho.
Kết Luận
Phân bổ chi phí chung chuyên sâu xoay quanh 3 kỹ thuật: dùng đơn giá ước tính và xử lý chênh lệch thừa/thiếu cuối kỳ; chuyển chi phí bộ phận phục vụ sang bộ phận sản xuất theo phương pháp trực tiếp hoặc bậc thang; và tuân thủ VAS 02 khi phân bổ chi phí cố định theo công suất bình thường. Nếu bạn cần ôn lại khái niệm và cách chọn tiêu thức, xem bài Phân bổ chi phí chung là gì? Hướng dẫn dễ hiểu cho người mới. Đọc thêm toàn bộ chuỗi “Kế Toán Quản Trị Từ A đến Z” tại chuyên mục Kế toán quản trị.