Theo định nghĩa của Hiệp hội kế toán viên quản trị Hoa Kỳ:
Kế toán quản trị là quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, diễn giải và truyền đạt thông tin được nhà quản trị sử dụng để lập kế hoạch, đánh giá và kiểm tra trong nội bộ tổ chức và để đảm bảo việc sử dụng hợp lý và có trách nhiệm đối với các nguồn lực của tổ chức đó.
Dựa trên định nghĩa trên, chúng ta nhận thấy vai trò của kế toán quản trị được thể hiện tương ứng với từng chức năng của nhà quản trị như sau:
- Hoạch định: cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị, của đối thủ cạnh tranh, điều kiện thị trường, thị hiếu khách hàng và sáng kiến kỹ thuật,...Thông tin do kế toán quản trị cung cấp rất quan trọng trong việc truyền đạt và hướng dẫn nhà quản trị xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
- Tổ chức - điều hành: Cung cấp thông tin cho việc xây dựng và phát triển một cơ cấu nguồn lực hợp lý trong doanh nghiệp và những thông tin phát sinh hàng ngày trong doanh nghiệp. Thông tin do kế toán quản trị cung cấp có tác dụng phản ánh hiệu quả và chất lượng của các hoạt động đã và đang được thực hiện để giúp nhà quản trị có thể kịp thời điều chỉnh và tổ chức lại hoạt động của doanh nghiệp.
- Kiểm soát: Cung cấp thông tin về tình hình thực tế, thông tin chênh lệch giữa thực tế với dự toán của từng bộ phận trong doanh nghiệp, giúp cho nhà quản trị kiểm soát được việc thực hiện các chỉ tiêu dự toán và đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lại.
- Quyết định: Thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin liên quan đến các phương án kinh doanh nhằm giúp cho nhà quản trị lựa chọn phương án tối ưu nhất.
- Đối với các quyết định có tính chiến lược, thông tin do kế toán quản trị cung cấp hỗ trợ cho nhà quản trị xác định các mục tiêu của tổ chức và đánh giá các mục tiêu đó có thể thực hiện được trên thực tế hay không.
- Đối với các quyết định tác nghiệp, kế toán quản trị cung cấp những thông tin để giúp nhà quản trị ra quyết định về sử dụng các nguồn lực của tổ chức và giám sát các nguồn lực đó đã và đang được sử dụng như thế nào.
Vai trò của kế toán quản trị được thể hiện khác nhau ở mỗi cấp độ quản trị trong tổ chức:
- Cấp cơ sở: cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản trị cấp cơ sở kiểm soát và cải tiến hoạt động tại bộ phận do họ quản lý
- Cấp trung gian: cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản trị cấp trung gian giám sát và đưa ra quyết định về các nguồn lực như nguyên vật liệu, vốn đầu tư, sản phẩm, dịch vụ và khách hàng...
- Cấp cao: cung cấp thông tin đã được tổng hợp từ các nghiệp vụ và sự kiện đã xảy ra theo từng người điều hành, khách hàng và từng bộ phận phục vụ cho nhà quản trị cấp cao để hỗ trợ cho họ đưa ra các quyết định trong ngắn hạn và dài hạn.