Kiểm Kê Hàng Tồn Kho: Xử Lý Thừa Thiếu Và Bút Toán 2026

Cuối năm, sổ sách ghi hàng tồn kho 100 triệu đồng nhưng ra kho đếm chỉ thấy 97 triệu đồng. Chênh lệch 3 triệu đồng nghe nhỏ, nhưng nếu không biết cách xử lý, bạn sẽ gặp rắc rối khi quyết toán thuế hoặc khi giải trình với kiểm toán. Kiểm kê hàng tồn kho là bước đối chiếu giữa số liệu sổ sách và số lượng thực tế để báo cáo tài chính phản ánh đúng tài sản của doanh nghiệp. Bài viết này hướng dẫn quy trình, bút toán và những điểm cần lưu ý, với ví dụ minh họa dễ theo dõi.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì và cần chuẩn bị gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là việc đếm, cân, đo thực tế số hàng đang có tại kho, sau đó so sánh với số liệu trên sổ kế toán và thẻ kho để phát hiện chênh lệch (thừa, thiếu, hỏng, kém phẩm chất).

Doanh nghiệp thường kiểm kê vào các thời điểm:

Cuối kỳ kế toán (cuối tháng, cuối quý) – với kho có biến động lớn hoặc hàng giá trị cao.
Cuối năm, trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
Khi bàn giao thủ kho, thay đổi người quản lý kho.
Khi có sự cố (cháy, mất cắp, ngập nước) hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu.

Chuẩn bị trước khi kiểm kê

Việc cần làm	Mục đích
Lập ban kiểm kê (kế toán, thủ kho, đại diện bộ phận quản lý)	Đảm bảo khách quan, có người chịu trách nhiệm
In phiếu kiểm kê / chuẩn bị mẫu biên bản	Ghi nhận số liệu thống nhất
Khóa nhập – xuất tại thời điểm kiểm kê (hoặc ghi rõ số chứng từ cuối cùng)	Tránh số liệu thay đổi trong lúc đếm
Đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán trước khi đếm	Phát hiện sớm sai lệch do ghi chép
Sắp xếp kho gọn gàng, phân khu rõ ràng	Đếm nhanh, ít nhầm lẫn

Mẹo thực chiến: hãy đối chiếu thẻ kho và sổ kế toán trước khi ra kho đếm. Nhiều khoản “chênh lệch” thực chất chỉ là sai sót ghi chép, không phải thiếu hàng thật.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho từng bước

Thông báo kế hoạch: ghi rõ thời gian, phạm vi, thành phần ban kiểm kê.
Chốt số liệu sổ sách: lấy số tồn trên sổ kế toán và thẻ kho tại thời điểm khóa.
Đếm thực tế: ít nhất hai người cùng đếm (thủ kho và người ngoài kho), ghi vào phiếu kiểm kê; phân biệt hàng tốt, hàng hỏng, hàng chậm luân chuyển.
So sánh với sổ kế toán: lập bảng chênh lệch theo từng mã hàng.
Lập biên bản kiểm kê: có chữ ký các thành viên ban kiểm kê, ghi rõ số lượng, giá trị, nguyên nhân sơ bộ.
Báo cáo chênh lệch và đề xuất xử lý lên người có thẩm quyền (giám đốc, kế toán trưởng).

Ví dụ minh họa (số liệu giả định): Công ty X có số dư TK 156 trên sổ là 100 triệu đồng. Kiểm kê thực tế chỉ có 97 triệu đồng. Biên bản ghi nhận thiếu 3 triệu đồng, kèm danh sách mã hàng và nguyên nhân sơ bộ. Chỉ sau khi có biên bản này, kế toán mới ghi sổ phần chênh lệch.

Xử lý hàng thừa khi kiểm kê

Nguyên tắc: hàng thừa phải được ghi nhận vào sổ để số liệu khớp với thực tế, sau đó chờ quyết định xử lý. Trước hết cần xác định nguyên nhân: nhập thiếu chứng từ, ghi nhầm, hàng của đơn vị khác gửi nhờ…

Bút toán ghi nhận hàng thừa chưa rõ nguyên nhân:

Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết

Ví dụ: Công ty X kiểm kê phát hiện thừa hàng trị giá 3 triệu đồng chưa rõ nguyên nhân.

Nghiệp vụ	Nợ	Có	Số tiền
Ghi nhận hàng thừa chờ xử lý	156	3381	3.000.000

Sau khi có quyết định xử lý, tùy trường hợp:

Tìm ra nguyên nhân do chưa ghi sổ hóa đơn nhập: hạch toán bổ sung nghiệp vụ mua hàng đúng bản chất, kết chuyển TK 3381.
Hàng của đơn vị khác giữ hộ: trả lại hoặc theo dõi ngoài bảng.
Không xác định được chủ: theo quyết định xử lý, thường ghi nhận vào thu nhập khác (Nợ TK 3381 / Có TK 711).

Xử lý hàng thiếu khi kiểm kê

Trước tiên cần phân biệt hai loại thiếu hụt:

Loại	Đặc điểm	Cách xử lý
Hao hụt trong định mức	Phát sinh do tính chất hàng hóa, quá trình bảo quản, vận chuyển, nằm trong định mức doanh nghiệp đã ban hành	Tính vào giá vốn hàng bán
Thiếu do mất mát, ngoài định mức	Mất cắp, nhầm lẫn, quản lý kém	Ghi nhận chờ xử lý (TK 1381), sau đó quy trách nhiệm hoặc tính vào chi phí khác

Ví dụ (Công ty X thiếu 3 triệu đồng, ngoài định mức):

Bước 1 – Ghi nhận khi phát hiện thiếu:

Nghiệp vụ	Nợ	Có	Số tiền
Hàng thiếu chờ xử lý	1381	156	3.000.000

Bước 2 – Sau khi có quyết định xử lý (tùy trường hợp):

Cá nhân phải bồi thường: Nợ TK 1388 (hoặc TK 334 nếu trừ vào lương) / Có TK 1381.
Tính vào chi phí khác: Nợ TK 811 / Có TK 1381.
Bên thứ ba/bảo hiểm bồi thường: Nợ TK 1388 / Có TK 1381.

Nếu thiếu nằm trong hao hụt định mức, ghi thẳng Nợ TK 632 / Có TK 156 theo mức hao hụt cho phép.

Lưu ý về thuế và hồ sơ chứng từ

Đây là phần dễ bị truy thu nhất, nên cần cẩn trọng:

Thuế GTGT: hàng mất mát, thiếu hụt không có lý do hợp lý có thể phải xem xét điều chỉnh thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. Cần đối chiếu quy định hiện hành về hàng hóa bị tổn thất.
Thuế TNDN: khoản hao hụt trong định mức, hoặc tổn thất có hồ sơ chứng minh hợp lệ (sau khi trừ phần bồi thường), mới có thể được tính vào chi phí được trừ. Khoản vượt định mức hoặc thiếu hồ sơ có nguy cơ bị loại.
Hồ sơ nên lưu:
Quyết định thành lập ban kiểm kê.
Phiếu kiểm kê và biên bản kiểm kê có đầy đủ chữ ký.
Bảng chênh lệch, giải trình nguyên nhân.
Quyết định xử lý của người có thẩm quyền.
Chứng từ bồi thường (nếu có), định mức hao hụt đã ban hành.

Lưu ý quan trọng: quy định về chế độ kế toán và thuế có thể thay đổi. Trước khi áp dụng, bạn cần kiểm tra lại văn bản hiện hành (thông tư kế toán, luật và nghị định về thuế) hoặc hỏi ý kiến chuyên gia để đảm bảo đúng hiệu lực tại thời điểm xử lý.

Các lỗi người mới hay gặp

Không đối chiếu thẻ kho trước khi kiểm kê: dẫn đến “chênh lệch ảo” do ghi chép, mất thời gian truy tìm.
Xử lý chênh lệch sai kỳ: phát hiện ở kỳ này nhưng hạch toán sang kỳ sau, làm sai báo cáo tài chính.
Không có biên bản hợp lệ: thiếu chữ ký, thiếu ngày tháng, hoặc không có quyết định xử lý, khiến chi phí khó được chấp nhận.
Gộp hao hụt định mức với mất mát: làm sai bản chất khoản chi phí và rủi ro thuế.
Không phân loại hàng hỏng, chậm luân chuyển để xem xét lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Điều chỉnh sổ cho khớp mà không điều tra nguyên nhân: che giấu vấn đề quản lý kho.

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu nên kiểm kê hàng tồn kho một lần?

Tối thiểu một lần mỗi năm vào cuối kỳ kế toán. Với kho hàng giá trị cao, dễ hao hụt hoặc nhiều giao dịch, nên kiểm kê định kỳ hằng tháng hoặc hằng quý, kết hợp kiểm kê luân phiên theo nhóm hàng.

Có được tự “bù trừ” hàng thừa mã này với hàng thiếu mã khác không?

Không nên. Mỗi mã hàng cần ghi nhận và xử lý riêng, vì đơn giá và nguyên nhân khác nhau. Chỉ khi có giải trình rõ ràng (ví dụ nhầm lẫn giữa hai mã tương tự) và được người có thẩm quyền phê duyệt mới điều chỉnh, kèm đầy đủ hồ sơ.

AI có thể thay kế toán trong việc kiểm kê không?

Không. AI hỗ trợ rất tốt các việc lặp lại như đối chiếu số liệu sổ sách với kết quả đếm, phát hiện mã hàng bất thường, soạn nháp biên bản. Nhưng việc đánh giá nguyên nhân, xác định trách nhiệm và đưa ra quyết định xử lý vẫn cần phán đoán chuyên môn của con người. Dùng AI đúng cách giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu để dành sức cho phân tích và cải thiện quy trình kho.

Kết luận

Tóm tắt quy trình kiểm kê hàng tồn kho: chuẩn bị (ban kiểm kê, khóa nhập xuất, đối chiếu thẻ kho) → đếm thực tế → so sánh với sổ → lập biên bản → xử lý theo quyết định.

Bút toán chính cần nhớ:

Hàng thừa: Nợ TK 156 / Có TK 3381, sau đó xử lý theo quyết định.
Hàng thiếu ngoài định mức: Nợ TK 1381 / Có TK 156, sau đó quy trách nhiệm hoặc tính vào chi phí khác.
Hao hụt trong định mức: Nợ TK 632 / Có TK 156.

Hãy luôn kiểm tra lại quy định hiện hành và lưu đủ hồ sơ để vững vàng khi quyết toán. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các mảng kế toán liên quan, tham khảo:

Cần rà soát tồn kho cho doanh nghiệp của bạn? Đặt lịch tư vấn miễn phí tại mrluc.vn.

0 0 votes

Article Rating