Ở Bài 17, chúng ta đã có danh mục đầy đủ 71 tài khoản cấp 1 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Từ bài này, series sẽ đi sâu vào Phần B của Phụ lục II – nội dung và phương pháp kế toán từng tài khoản cụ thể, bắt đầu với nhóm tài khoản quen thuộc nhất: tiền. Bài viết hôm nay tập trung vào hai tài khoản mở đầu là TK 111 – Tiền mặt và TK 112 – Tiền gửi không kỳ hạn, với nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản và các định khoản thường gặp trong thực tế.
Nguyên tắc chung khi kế toán tiền
Trước khi đi vào từng tài khoản, Thông tư 99 nêu rõ một số nguyên tắc áp dụng chung cho toàn bộ khoản mục tiền:
- Phạm vi tiền gồm tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng hoặc tổ chức khác mà doanh nghiệp được phép gửi, và tiền đang chuyển; có thể là tiền Việt Nam, ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ (vàng giữ vai trò cất trữ giá trị, không phải vàng nguyên liệu sản xuất).
- Mở sổ chi tiết theo từng loại tiền, từng tài khoản ngân hàng để tiện đối chiếu, kiểm tra tại mọi thời điểm.
- Tiền ký quỹ, ký cược của khách hàng hay cá nhân khác gửi tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của chính doanh nghiệp.
- Ngoại tệ: bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế; bên Có áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ. Cuối kỳ phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường giao dịch.
- Vàng tiền tệ được đánh giá lại cuối kỳ theo giá mua trong nước do Ngân hàng Nhà nước công bố (hoặc đơn vị kinh doanh vàng hợp pháp nếu Ngân hàng Nhà nước không công bố).
Đây là những nguyên tắc nền, áp dụng xuyên suốt cho TK 111, 112 và các tài khoản tiền khác trong nhóm.
Tài khoản 111 – Tiền mặt
Nguyên tắc kế toán: TK 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt (gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ). Mọi khoản thu, chi đều phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, đủ chữ ký theo quy chế kiểm soát nội bộ. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ, thường xuyên đối chiếu số liệu thực tế với sổ kế toán; nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời.
Kết cấu tài khoản
- Bên Nợ: tiền mặt nhập quỹ; tiền thừa phát hiện khi kiểm kê; chênh lệch tỷ giá/vàng tiền tệ đánh giá tăng cuối kỳ.
- Bên Có: tiền mặt xuất quỹ; tiền thiếu phát hiện khi kiểm kê; chênh lệch tỷ giá/vàng tiền tệ đánh giá giảm cuối kỳ.
- Số dư bên Nợ: số tiền mặt (VNĐ, ngoại tệ, vàng tiền tệ) còn tồn quỹ tại thời điểm cuối kỳ.
Ví dụ định khoản thường gặp
- Bán hàng thu tiền mặt ngay: Nợ TK 111 (tổng giá thanh toán) / Có TK 511 (giá chưa thuế), Có TK 333 (thuế phải nộp).
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ: Nợ TK 111 / Có TK 112.
- Chi tiền mặt mua vật tư, TSCĐ: Nợ TK 152/211…, Nợ TK 133 (nếu có) / Có TK 111.
- Kiểm kê phát hiện thiếu quỹ chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 (1381) / Có TK 111; nếu thừa quỹ: Nợ TK 111 / Có TK 338 (3381).
Điểm cần lưu ý: các giao dịch góp vốn, mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp bằng tiền mặt vẫn phải tuân thủ quy định pháp luật liên quan (ví dụ giới hạn thanh toán tiền mặt trong một số giao dịch theo quy định hiện hành), không phải cứ có tiền mặt là được tự do sử dụng cho mọi giao dịch.
Tài khoản 112 – Tiền gửi không kỳ hạn
Nguyên tắc kế toán: TK 112 phản ánh số hiện có và biến động tăng, giảm tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng hoặc tổ chức khác mà doanh nghiệp được phép gửi theo quy định pháp luật – phạm vi rộng hơn cách gọi “tiền gửi ngân hàng” quen thuộc trước đây, vì có thể bao gồm cả tổ chức không phải ngân hàng nếu pháp luật cho phép. Căn cứ hạch toán là giấy báo Nợ, báo Có hoặc bảng sao kê kèm chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc…). Nếu có chênh lệch giữa sổ kế toán và chứng từ ngân hàng mà chưa rõ nguyên nhân, doanh nghiệp ghi sổ theo số liệu ngân hàng, phần chênh lệch đưa vào TK 138 hoặc TK 338 chờ xử lý. Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên TK 112 mà phản ánh như một khoản vay.
Kết cấu tài khoản
- Bên Nợ: tiền gửi vào; chênh lệch tỷ giá đánh giá tăng cuối kỳ.
- Bên Có: tiền rút ra; chênh lệch tỷ giá đánh giá giảm cuối kỳ.
- Số dư bên Nợ: số tiền còn gửi tại ngân hàng, tổ chức khác tại thời điểm cuối kỳ.
Ví dụ định khoản thường gặp
- Khách hàng chuyển khoản trả nợ: Nợ TK 112 / Có TK 131 (hoặc Có TK 113 nếu trước đó ghi nhận tiền đang chuyển).
- Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng: Nợ TK 112 / Có TK 111.
- Thanh toán nợ vay, nợ phải trả qua chuyển khoản: Nợ TK 331, 333, 334… / Có TK 112.
Doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngân hàng nên mở chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại tiền để việc đối chiếu cuối tháng chính xác và nhanh hơn, tránh sai sót khi có nhiều giao dịch phát sinh song song.
Câu Hỏi Thường Gặp
Vàng tiền tệ hạch toán vào TK 111 có bắt buộc không? Chỉ áp dụng khi doanh nghiệp thực sự nắm giữ vàng với mục đích cất trữ giá trị. Vàng dùng làm nguyên liệu sản xuất hoặc hàng hóa để bán vẫn hạch toán vào hàng tồn kho như bình thường.
Thấu chi ngân hàng ghi nhận thế nào? Không được trừ âm vào số dư TK 112. Khoản thấu chi phải phản ánh như một khoản vay ngân hàng, theo dõi riêng ở tài khoản nợ vay phù hợp.
TK 112 có áp dụng cho tiền gửi tại tổ chức không phải ngân hàng không? Có, miễn là việc gửi tiền không kỳ hạn đó được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Kết Luận
TK 111 và TK 112 là hai tài khoản tiền cơ bản nhất, nhưng Thông tư 99 vẫn bổ sung một số điểm mới đáng chú ý: mở rộng phạm vi tổ chức được gửi tiền không kỳ hạn, quy định rõ cách xử lý chênh lệch tỷ giá và vàng tiền tệ cuối kỳ. Bài tiếp theo trong loạt bài sẽ tiếp tục với các tài khoản đầu tư tài chính ngắn hạn như TK 121 – Chứng khoán kinh doanh và TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn. Xem lại toàn bộ hành trình từ đầu tại bài Tổng quan Thông tư 99/2025/TT-BTC.