Sau khi quy định các nguyên tắc chung về chứng từ kế toán tại Điều 8-10 (Chương II), Thông tư 99/2025/TT-BTC dành hẳn Phụ lục I để liệt kê danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Đây là bộ “biểu mẫu tham chiếu” quen thuộc mà bất kỳ kế toán viên nào cũng cần nắm được vị trí và mục đích sử dụng, dù không phải mẫu nào cũng bắt buộc phải theo đúng form.
📋 Mục Lục Bài Viết
5 Nhóm Chứng Từ Trong Phụ Lục I
Phụ lục I gồm 33 mẫu chứng từ, chia thành 5 nhóm nghiệp vụ chính, mỗi mẫu có ký hiệu riêng để tra cứu và trích dẫn trong sổ sách:
I. Lao động tiền lương (8 mẫu, ký hiệu -LĐTL): Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ, tiền thuê ngoài; Hợp đồng giao khoán và Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán; Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
II. Hàng tồn kho (7 mẫu, ký hiệu -VT): Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm và Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ; Bảng kê mua hàng; Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
III. Bán hàng (2 mẫu, ký hiệu -BH): Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi và Thẻ quầy hàng.
IV. Tiền tệ (10 mẫu, ký hiệu -TT): Phiếu thu, Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng và Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Biên lai thu tiền; Bảng kê vàng tiền tệ; hai mẫu Bảng kiểm kê quỹ (dùng riêng cho VNĐ và cho ngoại tệ/vàng tiền tệ); Bảng kê chi tiền.
V. Tài sản cố định (6 mẫu, ký hiệu -TSCĐ): Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, cải tạo hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Mẫu Chứng Từ Là Bắt Buộc Hay Chỉ Mang Tính Hướng Dẫn?
Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất khi mới tiếp cận Phụ lục I. Theo nguyên tắc chung đã nêu tại Điều 8-9 của Thông tư 99 (kế thừa tinh thần của Thông tư 200/2014/TT-BTC trước đây), chứng từ kế toán được chia làm hai loại:
Thứ nhất là chứng từ bắt buộc theo quy định của pháp luật chuyên ngành khác – ví dụ hóa đơn giá trị gia tăng, séc, các mẫu chứng từ liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế. Với nhóm này, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mẫu và nội dung do cơ quan nhà nước quy định.
Thứ hai là các mẫu chứng từ nội bộ nằm trong 33 mẫu tại Phụ lục I (như Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng thanh toán tiền lương…). Nhóm này mang tính hướng dẫn tham khảo: doanh nghiệp được quyền bổ sung, sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản trị của mình, miễn là chứng từ vẫn đảm bảo đủ các yếu tố chủ yếu theo quy định (tên và số hiệu chứng từ, ngày lập, tên và địa chỉ đơn vị/cá nhân liên quan, nội dung nghiệp vụ, số lượng – đơn giá – số tiền, chữ ký của người lập và người liên quan).
Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Áp Dụng Đúng?
Về mặt thực hành, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán nên rà soát lại hệ thống biểu mẫu nội bộ đang dùng, đối chiếu với danh mục 33 mẫu tại Phụ lục I để đảm bảo không thiếu chỉ tiêu bắt buộc, đồng thời cập nhật quy chế quản lý chứng từ (quy trình luân chuyển, phê duyệt, lưu trữ) cho phù hợp với việc Thông tư 99 chính thức thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC từ 1/1/2026. Với doanh nghiệp đang dùng phần mềm kế toán, đây cũng là thời điểm phù hợp để kiểm tra xem mẫu biểu trên phần mềm có cần điều chỉnh tên gọi, ký hiệu cho khớp với danh mục mới hay không, tránh sai lệch khi đối chiếu hồ sơ với cơ quan thuế hoặc kiểm toán sau này.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng đúng 33 mẫu trong Phụ lục I không?
Không. Trừ các chứng từ bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành (như hóa đơn), phần lớn 33 mẫu tại Phụ lục I chỉ mang tính hướng dẫn. Doanh nghiệp được điều chỉnh miễn đảm bảo đủ nội dung chủ yếu của một chứng từ kế toán hợp lệ.
Nếu doanh nghiệp không có nghiệp vụ nào thuộc một nhóm (ví dụ không có hàng tồn kho) thì có cần giữ mẫu chứng từ nhóm đó không?
Không cần. Danh mục tại Phụ lục I bao quát chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp; đơn vị chỉ áp dụng những mẫu tương ứng với nghiệp vụ thực tế phát sinh.
Ký hiệu như 01-LĐTL, 02-VT có ý nghĩa gì?
Đây là mã tham chiếu giúp phân loại nhanh theo nhóm nghiệp vụ (LĐTL: lao động tiền lương, VT: vật tư/hàng tồn kho, BH: bán hàng, TT: tiền tệ, TSCĐ: tài sản cố định), thuận tiện cho việc tra cứu, đào tạo nhân viên mới và thiết lập biểu mẫu trên phần mềm kế toán.
Kết Luận
Phụ lục I của Thông tư 99/2025/TT-BTC hệ thống hóa 33 mẫu chứng từ kế toán thành 5 nhóm nghiệp vụ quen thuộc, đóng vai trò là bộ khung tham chiếu chứ không phải quy định cứng bắt buộc rập khuôn (trừ các chứng từ liên quan trực tiếp đến pháp luật chuyên ngành khác). Doanh nghiệp nên tận dụng giai đoạn chuyển đổi từ Thông tư 200 sang Thông tư 99 để rà soát và chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống biểu mẫu nội bộ của mình. Bài tiếp theo trong loạt bài phân tích Thông tư 99 sẽ đi vào Phụ lục II – danh mục hệ thống tài khoản kế toán. Xem lại bài về hiệu lực thi hành hoặc quay lại bài Tổng quan Thông tư 99 để nắm toàn cảnh.