Trong bộ Phụ lục II của Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC, hiệu lực từ 1/1/2026), Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng là một trong những tài khoản được dùng nhiều nhất vì gắn liền với hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ hàng ngày. Bài viết này diễn giải lại nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản và cách hạch toán các nghiệp vụ phổ biến nhất của TK 131 theo đúng tinh thần Thông tư 99, kèm ví dụ thực tế để người mới bắt đầu dễ hình dung.
TK 131 dùng để phản ánh những khoản gì?
TK 131 phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư (BĐSĐT), tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh khoản phải thu của nhà thầu xây dựng cơ bản (XDCB) với chủ đầu tư về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
Một điểm cần lưu ý: khoản phải thu nội bộ (giữa doanh nghiệp với đơn vị trực thuộc) và khoản phải thu khác không mang tính chất mua – bán (cổ tức, lợi nhuận được chia, chi hộ, tài sản thiếu chờ xử lý…) không hạch toán vào TK 131 mà theo dõi ở các tài khoản phải thu tương ứng khác.
Khoản phải thu của khách hàng phải được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (từ 12 tháng trở xuống hay trên 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán) và ghi chép theo từng lần thanh toán – đây là căn cứ quan trọng để trình bày chỉ tiêu ngắn hạn/dài hạn trên Báo cáo tình hình tài chính.
Kết cấu Tài khoản 131
| Bên Nợ | Bên Có |
|---|---|
| – Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính – Số tiền thừa trả lại cho khách hàng – Đánh giá lại khoản phải thu gốc ngoại tệ khi tỷ giá tăng |
– Số tiền khách hàng đã trả nợ – Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng – Doanh thu hàng bán bị trả lại – Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho người mua – Đánh giá lại khoản phải thu gốc ngoại tệ khi tỷ giá giảm |
Số dư bên Nợ: số tiền còn phải thu của khách hàng tại thời điểm cuối kỳ.
Điểm đáng chú ý: TK 131 có thể có số dư bên Có – phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu, chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, doanh nghiệp phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng để ghi vào cả hai chỉ tiêu: bên Tài sản (nếu dư Nợ) và bên Nguồn vốn (nếu dư Có) – tuyệt đối không được bù trừ số dư của các đối tượng khác nhau với nhau.
Hạch toán các nghiệp vụ phổ biến
1. Bán hàng, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền ngay:
Nợ TK 131 (tổng giá thanh toán) / Có TK 511 (giá chưa thuế) / Có TK 333 (thuế GTGT, TTĐB…).
Ví dụ: Doanh nghiệp bán lô hàng giá chưa thuế 100 triệu đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán. Kế toán ghi Nợ TK 131: 110 triệu / Có TK 511: 100 triệu / Có TK 3331: 10 triệu.
2. Hàng bán bị trả lại: Nợ TK 521, Nợ TK 333 (nếu có) / Có TK 131.
3. Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán phát sinh sau khi đã ghi nhận doanh thu: Nợ TK 521, Nợ TK 333 (nếu có) / Có TK 131.
4. Chiết khấu thanh toán cho khách hàng trả tiền sớm, trừ vào nợ phải thu: Nợ TK 111, 112 / Nợ TK 635 (số tiền chiết khấu) / Có TK 131.
5. Nhận tiền khách hàng trả nợ hoặc ứng trước: Nợ TK 111, 112 / Có TK 131 (và Có TK 515 nếu có phần lãi chậm trả).
6. Khách hàng thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng): Nợ TK 152, 153, 156… , Nợ TK 133 (nếu có) / Có TK 131.
7. Nợ phải thu không có khả năng thu hồi (nợ khó đòi đã xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền): Nợ TK 229 (số đã lập dự phòng), Nợ TK 642 (số chưa lập dự phòng) / Có TK 131 – đồng thời vẫn phải mở sổ theo dõi ngoài bảng để tiếp tục truy thu nếu con nợ có khả năng trả lại.
Với hợp đồng xây dựng, TK 131 còn được dùng để ghi nhận khoản phải thu của nhà thầu theo tiến độ kế hoạch hoặc theo khối lượng thực hiện đã được khách hàng xác nhận – đây là điểm đặc thù so với các giao dịch bán hàng thông thường.
Câu Hỏi Thường Gặp
TK 131 có bắt buộc theo dõi ngoại tệ không? Có. Nếu khoản phải thu bằng ngoại tệ, bên Nợ áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế, bên Có áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ; cuối kỳ phải đánh giá lại số dư theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại.
TK 131 có được bù trừ số dư Nợ và số dư Có của các khách hàng khác nhau không? Không. Kế toán phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng và trình bày riêng: số dư Nợ ghi vào Tài sản, số dư Có ghi vào Nguồn vốn.
Khi nào khoản phải thu khách hàng được trình bày là dài hạn? Khi kỳ hạn còn lại của khoản nợ trên 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán; từ 12 tháng trở xuống thì trình bày là ngắn hạn.
Kết Luận
TK 131 tuy quen thuộc nhưng vẫn có nhiều điểm dễ nhầm khi thực hành: phân biệt phải thu khách hàng với phải thu nội bộ/phải thu khác, xử lý chiết khấu – giảm giá đúng thời điểm, và trình bày đúng cả hai chiều số dư Nợ/Có trên báo cáo tài chính. Nắm chắc các nguyên tắc trên theo Thông tư 99/2025/TT-BTC sẽ giúp kế toán tránh sai sót khi lập báo cáo cuối kỳ.
Xem lại bài trước trong chuỗi: Thông Tư 99: Hạch Toán TK 113, 121, 128 – Đầu Tư Tài Chính Ngắn Hạn.
Xem bài tổng quan của cả chuỗi: Thông Tư 99/2025/TT-BTC Thay Thế Thông Tư 200 – Tổng Quan.