Hóa Đơn Điện Tử 2026: Điểm Mới Nghị Định 254 Và Thông Tư 91

Từ 01/7/2026, toàn bộ khung pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam đã thay đổi: Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP (và các nghị định sửa đổi liên quan), còn Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết thi hành. Đây là bộ văn bản mà bất kỳ kế toán, chủ hộ kinh doanh nào cũng cần nắm vì nó thay đổi trực tiếp cách xuất hóa đơn, ngưỡng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, và cách xử lý hóa đơn sai sót hàng ngày.

Lưu ý: bài viết mang tính tổng hợp, phân tích dựa trên văn bản pháp luật đã ban hành. Với các nội dung triển khai kỹ thuật cụ thể, kế toán và hộ kinh doanh nên chờ hướng dẫn chính thức từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi áp dụng.

Bảng Tổng Hợp Văn Bản Pháp Luật Liên Quan

1. Ai Phải Dùng Loại Hóa Đơn Điện Tử Nào?

Nghị định 254 chia hóa đơn điện tử thành 3 loại, áp dụng theo từng nhóm đối tượng (Điều 6):

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: áp dụng chung cho tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh — và bắt buộc với đối tượng bị xếp loại rủi ro cao về thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã: chỉ áp dụng cho doanh nghiệp thuộc ngành đặc thù đã có hạ tầng kết nối trực tiếp với cơ quan thuế: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính – ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải hàng không/đường bộ/đường sắt/đường biển/đường thủy…
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: áp dụng cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng/cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ trừ ô tô/xe máy, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí…).

Điểm quan trọng nhất với hộ kinh doanh: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng, bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh dưới ngưỡng này không bắt buộc nhưng vẫn được khuyến khích đăng ký tự nguyện.

2. 8 Trường Hợp KHÔNG Phải Dùng Hóa Đơn Điện Tử

Điều 7 Nghị định 254 liệt kê các trường hợp được miễn, kế toán cần thuộc để tránh xuất hóa đơn thừa hoặc bỏ sót:

1. Hộ, cá nhân kinh doanh được dùng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định thuế TNDN (trừ khi tự nguyện đăng ký hóa đơn điện tử).
2. Hộ, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản, hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
3. Hộ, cá nhân kinh doanh là đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp — nếu doanh nghiệp trả tiền đã khấu trừ thuế đúng quy định.
4. Một số khoản thu từ nhượng tái bảo hiểm, hoạt động nhận tiền gửi/phát hành giấy tờ có giá, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và phái sinh.
5. Góp vốn bằng tài sản.
6. Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ – đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
7. Cho mượn máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ gia công, không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.
8. Một số trường hợp đặc thù khác theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật thuế GTGT (hàng hóa luân chuyển nội bộ, khoản thu độc lập không liên quan bán hàng như bồi thường, tiền thưởng, thu hộ…).

3. Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn: Thêm Bước Xác Thực Sinh Trắc Học

Từ 01/7/2026, khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống thuế sẽ đối chiếu tự động với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, xác thực qua email/số điện thoại đăng ký và áp dụng công nghệ sinh trắc học (Điều 6 Thông tư 91). Nếu thông tin không khớp, hồ sơ bị từ chối tự động và nêu rõ trường dữ liệu sai; nếu khớp, người nộp thuế phải xác nhận qua email/điện thoại trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. Thời hạn giải trình, bổ sung hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu cũng được nới từ 2 lên 3 ngày làm việc, và có thể phản hồi bằng phương thức điện tử thay vì chỉ nộp trực tiếp/văn bản như trước.

Riêng hộ kinh doanh đã có mã số thuế trước 01/7/2025 nhưng thông tin đại diện hộ chưa khớp dữ liệu dân cư: cơ quan thuế yêu cầu bổ sung trong 10 ngày làm việc, quá hạn sẽ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót: Phạm Vi “Sai Sót Nhỏ” Được Mở Rộng

Đây là điểm ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hàng ngày của kế toán. Theo Điều 10 Thông tư 91:

• Trước đây (Nghị định 70/2025): chỉ sai tên, địa chỉ người mua mới được xử lý bằng cách thông báo (Mẫu 04/SS-HĐĐT) mà không cần lập lại hóa đơn.
• Từ 01/7/2026: phạm vi “sai sót nhỏ không phải lập lại hóa đơn” được mở rộng thêm cả trường hợp sai số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác — miễn là không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa ghi trên hóa đơn. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
• Không cần lập biên bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai đối với: hóa đơn bán hàng qua sàn thương mại điện tử, hoặc hóa đơn đã chuyển dữ liệu qua bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn.
• Nếu hóa đơn sai là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng: bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế (không được chỉ điều chỉnh).
• Doanh nghiệp bảo hiểm được lập hóa đơn điều chỉnh gộp cho các khoản phí bảo hiểm chưa thu của tháng trước, kèm bảng kê chi tiết số hóa đơn, số tiền.

5. Thời Điểm Lập Hóa Đơn: Linh Hoạt Hơn Cho Một Số Ngành

Điều 9 Nghị định 254 có một số quy định mới đáng chú ý:

• Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự: không phải xuất hóa đơn khi nhận cọc.
• Một số dịch vụ cần thời gian đối soát (hoa tiêu hàng hải, quảng cáo trên báo điện tử/nền tảng số, bảo hiểm, dịch vụ bảo vệ…) được phép lập hóa đơn chậm tối đa 7 ngày kể từ khi hoàn thành cung cấp dịch vụ.
• Giao dịch phát sinh trong ca đêm (theo Bộ luật Lao động): hạn lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp.
• Được phép lập một hóa đơn gộp cuối ngày/cuối tháng cho một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân tiêu dùng không có nhu cầu lấy hóa đơn từng lần, với điều kiện đơn vị có hệ thống quản lý giao dịch điện tử và cung cấp được dữ liệu chi tiết khi cơ quan thuế yêu cầu.

6. Khuyến Khích Người Mua Lấy Hóa Đơn: “Hóa Đơn May Mắn” Và Thưởng Tố Giác

Điều 13-14 Thông tư 91 và Điều 41 Nghị định 254 quy định:

• Nhà nước chi tối đa 150 tỷ đồng/năm để cơ quan thuế tổ chức chương trình “hóa đơn may mắn” hàng tháng/cuối năm (quay số trúng thưởng tiền mặt cho hóa đơn điện tử có người mua là cá nhân tiêu dùng) và các biện pháp khuyến khích khác.
• Người tiêu dùng tố giác chính xác việc bán hàng không xuất hóa đơn, dẫn đến cơ quan thuế ra quyết định xử phạt, được thưởng tối đa 10% số tiền phạt, không quá 10 triệu đồng/vụ việc.

Ứng Dụng Thực Tế: Kế Toán Và Hộ Kinh Doanh Cần Làm Gì Ngay

• Rà soát lại loại hóa đơn đang dùng: đối chiếu ngành nghề, doanh thu với Điều 6 Nghị định 254 để biết doanh nghiệp/hộ kinh doanh của mình thuộc diện hóa đơn có mã, không mã, hay khởi tạo từ máy tính tiền.
• Hộ kinh doanh sát ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng/năm: chủ động theo dõi doanh thu lũy kế theo tháng để không bị động khi phát sinh nghĩa vụ bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.
• Cập nhật lại quy trình xử lý hóa đơn sai sót nội bộ: phổ biến cho nhân viên bán hàng/kế toán bán hàng biết lỗi nào giờ chỉ cần thông báo (Mẫu 04/SS-HĐĐT), lỗi nào bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
• Kiểm tra lại thông tin đăng ký hóa đơn điện tử (đại diện pháp luật, số điện thoại, email) trước khi có thay đổi, để tránh bị từ chối hồ sơ do không khớp dữ liệu dân cư.
• Doanh nghiệp bảo hiểm, ngành đối soát dài (vận tải, quảng cáo số…): cập nhật lại mốc thời điểm lập hóa đơn theo quy định gia hạn 7 ngày, tránh xuất hóa đơn sai thời điểm.

Những Điểm Cần Tiếp Tục Theo Dõi Thêm Hướng Dẫn

Dù Nghị định 254 và Thông tư 91 đã là văn bản chính thức có hiệu lực, một số nội dung triển khai cụ thể vẫn cần chờ hướng dẫn thêm từ Cục Thuế địa phương hoặc phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, ví dụ: tiêu chí kỹ thuật kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế, cách thức tổ chức cụ thể chương trình “hóa đơn may mắn” tại từng địa phương, và quy trình xét thưởng cho người tố giác. Ngoài ra, đề xuất nâng ngưỡng miễn thuế cho hộ kinh doanh lên 500 triệu đồng/năm hiện vẫn đang trong quá trình lấy ý kiến chuyên gia, chưa phải là quy định chính thức — kế toán không nên áp dụng cho đến khi có văn bản chính thức công bố.

Câu Hỏi Thường Gặp

1. Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Không bắt buộc. Nhưng nếu muốn dùng để tạo uy tín với khách hàng, có thể đăng ký tự nguyện hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền.

2. Viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn có phải xuất hóa đơn thay thế không?

Không. Từ 01/7/2026, đây được xem là sai sót nhỏ — chỉ cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn, miễn là mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa vẫn đúng.

3. Bán hàng qua sàn thương mại điện tử, hóa đơn sai thì có cần biên bản thỏa thuận với khách trước khi điều chỉnh không?

Không cần. Đây là một trong các trường hợp được miễn lập biên bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo Thông tư 91.

4. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn ngay không?

Không. Tiền đặt cọc theo đúng quy định Bộ luật Dân sự không thuộc diện phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc.

5. Tố giác doanh nghiệp bán hàng không xuất hóa đơn thì được thưởng bao nhiêu?

Tối đa 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính áp dụng cho doanh nghiệp bị tố giác, nhưng không quá 10 triệu đồng cho mỗi vụ việc, sau khi cơ quan thuế đã có quyết định xử phạt.

Kết Luận

Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC không chỉ là một đợt cập nhật kỹ thuật, mà thay đổi khá nhiều thói quen vận hành hóa đơn hàng ngày: từ ngưỡng bắt buộc của hộ kinh doanh, cách xử lý sai sót, đến thời điểm lập hóa đơn của một số ngành đặc thù. Kế toán nên dành thời gian đối chiếu lại quy trình nội bộ ngay trong tháng này, đồng thời tiếp tục theo dõi các văn bản hướng dẫn cụ thể hơn từ Tổng cục Thuế/Cục Thuế địa phương trước khi áp dụng những nội dung còn chưa rõ triển khai kỹ thuật. Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu về hóa đơn điện tử, hãy bắt đầu từ việc xác định chính xác doanh nghiệp/hộ kinh doanh của mình thuộc nhóm đối tượng nào trong Điều 6 Nghị định 254 — đó là nền tảng để áp dụng đúng tất cả các quy định còn lại.