Tiền thuê nhà xưởng, lương quản đốc, khấu hao máy móc, điện nước… đều là những khoản chi phí dùng chung cho nhiều sản phẩm. Vậy mỗi sản phẩm phải “gánh” bao nhiêu? Câu trả lời nằm ở phân bổ chi phí chung – kỹ thuật chia các khoản chi phí không tính thẳng được vào từng sản phẩm, bộ phận hay đơn hàng. Làm đúng, doanh nghiệp biết giá thành thật và định giá bán hợp lý. Làm sai, sản phẩm lãi có thể trông như lỗ và ngược lại. Bài viết thuộc chuỗi Kế Toán Quản Trị Từ A đến Z, giải thích khái niệm theo cách đơn giản nhất cho người mới bắt đầu.
📋 Mục Lục Bài Viết
Chi Phí Chung Là Gì? Vì Sao Phải Phân Bổ?
Chi phí trong doanh nghiệp chia thành 2 nhóm theo cách tính vào sản phẩm:
- Chi phí trực tiếp: gắn thẳng được với từng sản phẩm. Ví dụ: bột mì cho bánh mì, bao bì cho hộp mứt, lương công nhân đứng máy của đúng dây chuyền đó.
- Chi phí chung (gián tiếp): phục vụ nhiều sản phẩm cùng lúc, không tách thẳng được. Ví dụ: thuê xưởng, khấu hao máy dùng chung, lương quản đốc, điện chiếu sáng, bảo vệ.
Trong kế toán tài chính Việt Nam, phần chi phí chung ở khâu sản xuất gọi là chi phí sản xuất chung (TK 627), bắt buộc phải phân bổ vào giá thành. Còn trong kế toán quản trị, ta còn phân bổ cả chi phí bán hàng, chi phí quản lý cho từng kênh, từng khách hàng để biết ai thật sự mang lại lợi nhuận.
Lý do phải phân bổ rất đơn giản: nếu không phân bổ, giá thành sản phẩm bị thấp hơn thực tế, doanh nghiệp dễ bán dưới giá vốn thật mà không biết.
Tiêu Thức Phân Bổ – “Cái Thước” Để Chia Chi Phí
Để chia chi phí chung, ta cần một tiêu thức phân bổ – thước đo phản ánh mức độ mỗi sản phẩm “sử dụng” nguồn lực chung. Các tiêu thức phổ biến:
| Tiêu thức | Phù hợp khi |
|---|---|
| Số giờ công lao động trực tiếp | Sản xuất dùng nhiều sức người |
| Số giờ máy chạy | Sản xuất tự động hóa cao |
| Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp | NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành |
| Sản lượng sản xuất | Các sản phẩm tương tự nhau |
| Diện tích sử dụng (m²) | Chi phí thuê mặt bằng, điện chiếu sáng |
Công thức chung chỉ có 2 bước:
Bước 1 – Hệ số phân bổ = Tổng chi phí chung ÷ Tổng tiêu thức phân bổ
Bước 2 – Chi phí phân bổ cho sản phẩm = Hệ số phân bổ × Tiêu thức của sản phẩm đó
Ví Dụ Phân Bổ Chi Phí Chung Đơn Giản
(Số liệu minh họa, không phải của doanh nghiệp thật)
Xưởng A sản xuất 2 sản phẩm: Mứt sen và Trà sen. Tháng này chi phí sản xuất chung là 100 triệu đồng. Kế toán chọn tiêu thức là giờ công lao động trực tiếp:
- Mứt sen: 3.000 giờ
- Trà sen: 2.000 giờ
- Tổng: 5.000 giờ
Hệ số phân bổ = 100.000.000 ÷ 5.000 = 20.000 đồng/giờ
- Mứt sen nhận: 3.000 × 20.000 = 60 triệu
- Trà sen nhận: 2.000 × 20.000 = 40 triệu
Nếu tháng đó làm ra 10.000 hộp mứt, mỗi hộp gánh thêm 6.000 đồng chi phí chung. Cộng với NVL và nhân công trực tiếp, ta có giá thành đầy đủ để định giá bán.
Lưu ý: Chọn tiêu thức khác (ví dụ theo giờ máy) có thể cho kết quả khác hẳn. Vì vậy tiêu thức phải phản ánh đúng “nguyên nhân phát sinh” chi phí và áp dụng nhất quán giữa các kỳ.
Câu Hỏi Thường Gặp
Chi phí chung và chi phí cố định có giống nhau không?
Không. “Chung” là cách tính vào sản phẩm (không tính thẳng được), còn “cố định” là cách chi phí biến động theo sản lượng. Chi phí chung có thể gồm cả phần cố định (thuê xưởng) lẫn biến đổi (điện chạy máy).
Doanh nghiệp nhỏ có cần phân bổ chi phí chung không?
Có. Dù chỉ bán vài sản phẩm, bạn vẫn cần biết mỗi sản phẩm tốn bao nhiêu tiền thuê, điện, lương quản lý để định giá không bị lỗ.
Một doanh nghiệp có được dùng nhiều tiêu thức cùng lúc không?
Được, và thường nên làm vậy: ví dụ tiền thuê chia theo m², khấu hao máy chia theo giờ máy. Cách này chính xác hơn dùng một tiêu thức duy nhất.
Kết Luận
Phân bổ chi phí chung giúp mỗi sản phẩm “gánh” đúng phần chi phí dùng chung, từ đó giá thành và giá bán sát thực tế hơn. Chỉ cần nhớ 2 bước: tính hệ số phân bổ, rồi nhân với tiêu thức của từng sản phẩm. Ở bài chuyên sâu tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào phân bổ đơn tuyến, đa tuyến, phân bổ chi phí bộ phận phục vụ và tỷ lệ phân bổ ước tính. Xem thêm các bài khác trong chuỗi tại chuyên mục Kế toán quản trị.