Sau khi hướng dẫn hệ thống tài khoản kế toán ở Điều 11 (Chương III), Thông tư 99/2025/TT-BTC chuyển sang Chương IV – Sổ kế toán, gồm 2 Điều: Điều 12 (Sổ kế toán) và Điều 13 (Mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán). Đây là phần quy định cách doanh nghiệp tổ chức “nơi lưu trữ” số liệu đã hạch toán vào tài khoản, trước khi tổng hợp thành Báo cáo tài chính ở Chương V. Nội dung không thay đổi nhiều so với Thông tư 200/2014/TT-BTC trước đây, nhưng người làm kế toán vẫn cần nắm chắc vì đây là căn cứ pháp lý khi cơ quan thuế, kiểm toán đối chiếu sổ sách.
📋 Mục Lục Bài Viết
Điều 12: Sổ Kế Toán Của Doanh Nghiệp
Điều 12 nêu 2 nguyên tắc chính:
Thứ nhất, sổ kế toán phải được thực hiện đúng theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Luật này – Thông tư 99 không đặt thêm quy tắc riêng nào khác về hình thức sổ.
Thứ hai, doanh nghiệp tham khảo để áp dụng các biểu mẫu sổ kế toán tại Phụ lục III ban hành kèm Thông tư. Chữ “tham khảo” ở đây quan trọng: doanh nghiệp được quyền thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu sổ cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, miễn là vẫn đảm bảo tuân thủ khoản 1, 2, 3, 4 Điều 24 Luật Kế toán (các nội dung bắt buộc phải có trên một sổ kế toán) và phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu được tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp có sửa đổi, bổ sung biểu mẫu sổ, phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) nêu rõ lý do sửa đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã thay đổi – tương tự nguyên tắc đã áp dụng khi sửa đổi tài khoản kế toán ở Điều 11. Trường hợp không sửa đổi gì, doanh nghiệp áp dụng nguyên biểu mẫu tại Phụ lục III.
Ví dụ: Công ty X đang dùng phần mềm kế toán có mẫu Sổ Nhật ký chung khác biệt đôi chút so với Phụ lục III (thêm cột mã bộ phận để quản lý theo phòng ban). Vì vẫn giữ đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 24 Luật Kế toán, công ty chỉ cần ban hành Quy chế hạch toán nội bộ ghi rõ việc bổ sung này, không cần xin phép cơ quan thuế.
Điều 13: Mở Sổ, Ghi Sổ Và Khóa Sổ Kế Toán
Điều 13 quy định 3 mốc quan trọng trong vòng đời của một quyển sổ kế toán:
1. Mở sổ: Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán được mở ngay từ ngày thành lập (không phải đợi đến đầu năm tài chính).
2. Ghi sổ: Mọi số liệu ghi vào sổ phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ (đã hướng dẫn tại Điều 8-10, Chương II), tuân thủ Luật Kế toán. Yêu cầu đặt ra là ghi sổ kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo đúng các nội dung của từng loại sổ; thông tin, số liệu phải chính xác, trung thực, khớp đúng với chứng từ gốc.
3. Khóa sổ: Doanh nghiệp bắt buộc khóa sổ kế toán tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán để làm căn cứ lập Báo cáo tài chính, và trong các trường hợp khác theo quy định pháp luật (ví dụ: chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản doanh nghiệp theo Luật Kế toán).
Ví dụ: Công ty Y có năm tài chính trùng năm dương lịch. Kế toán mở sổ mới từ 1/1/2026, ghi chép hằng ngày theo chứng từ phát sinh trong năm, và khóa sổ vào cuối ngày 31/12/2026 để lấy số liệu lập Báo cáo tài chính năm 2026 – đúng theo hiệu lực áp dụng của Thông tư 99 từ năm tài chính 2026.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng đúng mẫu sổ tại Phụ lục III không?
Không bắt buộc. Phụ lục III chỉ mang tính tham khảo. Doanh nghiệp được thiết kế thêm hoặc sửa đổi mẫu sổ miễn là đảm bảo các nội dung bắt buộc theo Điều 24 Luật Kế toán và ban hành Quy chế hạch toán kế toán nếu có thay đổi.
Khóa sổ kế toán khác gì với chốt số liệu tạm thời để xem báo cáo nhanh?
Khác nhau. Khóa sổ theo Điều 13 là thao tác chính thức, bắt buộc tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán (hoặc khi chia tách, sáp nhập, giải thể…) làm căn cứ lập Báo cáo tài chính chính thức. Việc xem số liệu tạm thời giữa kỳ để phục vụ quản trị nội bộ không phải là khóa sổ theo nghĩa pháp lý.
Doanh nghiệp mới thành lập giữa năm thì mở sổ từ khi nào?
Theo khoản 1 Điều 13, doanh nghiệp mới thành lập mở sổ kế toán từ ngày thành lập (ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), không phải đợi đến đầu năm dương lịch.
Kết Luận
Chương IV của Thông tư 99/2025/TT-BTC tuy ngắn (chỉ 2 Điều) nhưng là mắt xích nối giữa việc hạch toán vào tài khoản (Chương III) và lập Báo cáo tài chính (Chương V sắp tới). Nguyên tắc cốt lõi cần nhớ: sổ kế toán theo đúng Luật Kế toán, biểu mẫu Phụ lục III chỉ mang tính tham khảo, và phải tuân thủ đúng 3 bước mở sổ – ghi sổ – khóa sổ.
Xem lại bài trước trong chuỗi: Thông tư 99/2025/TT-BTC: Điều 11 – Hệ thống tài khoản kế toán. Xem bài tổng quan mở đầu chuỗi: Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200. Bài tiếp theo sẽ bắt đầu Chương V – Báo cáo tài chính, mở đầu bằng Điều 14 về mục đích của Báo cáo tài chính.