Sau khi tìm hiểu nhóm các khoản phải thu (TK 131, 133, 136, 138), bài viết này tiếp tục với Tài khoản 141 – Tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 1/1/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC). Đây là tài khoản quen thuộc với bất kỳ kế toán nào, dùng để theo dõi các khoản tiền hoặc vật tư doanh nghiệp tạm ứng cho người lao động đi công tác, mua hàng hay thực hiện công việc được giao. Cùng xem quy định mới có gì cần lưu ý.
📋 Mục Lục Bài Viết
1. Nguyên Tắc Kế Toán TK 141
Theo Thông tư 99, TK 141 – Tạm ứng dùng để phản ánh các khoản tiền hoặc vật tư doanh nghiệp tạm ứng cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Một số nguyên tắc quan trọng:
- Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế và tổ chức kiểm soát nội bộ đối với khoản tạm ứng, quy định rõ đối tượng được tạm ứng, giá trị, mục đích, hình thức, thời hạn tạm ứng và thẩm quyền phê duyệt.
- Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc đã được duyệt để quyết toán. Nếu tạm ứng dùng không hết, người nhận có trách nhiệm hoàn trả lại doanh nghiệp theo quy chế nội bộ.
- Nếu số thực chi được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, doanh nghiệp có trách nhiệm chi bổ sung phần còn thiếu cho người tạm ứng.
- Doanh nghiệp phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận và thanh toán theo từng lần.
Điểm cần chú ý: TK 141 chỉ phản ánh tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp – không dùng để hạch toán các khoản tạm ứng cho bên ngoài hay nhà cung cấp, những khoản này theo dõi ở tài khoản phải thu khác hoặc trả trước cho người bán.
2. Kết Cấu Và Nội Dung Phản Ánh
TK 141 – Tạm ứng có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
- Số tiền tạm ứng dùng không hết được nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;
- Các khoản vật tư đã tạm ứng nhưng sử dụng không hết được nhập lại kho.
Số dư bên Nợ: Số tạm ứng hiện còn tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán chưa thanh toán.
Khác với TK 138 (có các tài khoản cấp 2 như 1381, 1383, 1388), TK 141 không chia tài khoản cấp 2 – doanh nghiệp theo dõi chi tiết bằng sổ kế toán riêng cho từng cá nhân nhận tạm ứng.
3. Phương Pháp Hạch Toán Các Giao Dịch Chủ Yếu
3.1. Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động, căn cứ chứng từ liên quan:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,…
3.2. Khi hoàn thành công việc, lập Bảng thanh toán tạm ứng để quyết toán:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,… (giá trị thực tế sử dụng)
Có TK 141 – Tạm ứng.
3.3. Căn cứ quyết định xử lý khoản tạm ứng dùng không hết, nhập lại quỹ, kho hoặc trừ lương:
Nợ các TK 111, 112, 152, 334,…
Có TK 141 – Tạm ứng.
3.4. Trường hợp số thực chi được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, doanh nghiệp chi bổ sung phần còn thiếu:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627,…
Có các TK 111, 112.
Ví dụ minh họa: Nhân viên kinh doanh của một công ty thương mại được tạm ứng 10 triệu đồng để đi công tác tỉnh (Nợ TK 141 / Có TK 111: 10 triệu). Sau chuyến công tác, nhân viên lập bảng thanh toán tạm ứng kèm hóa đơn, chứng từ hợp lệ với tổng chi phí thực tế là 8,5 triệu đồng (Nợ TK 642 / Có TK 141: 8,5 triệu). Số dư 1,5 triệu đồng còn lại được nhân viên nộp lại quỹ tiền mặt (Nợ TK 111 / Có TK 141: 1,5 triệu).
Câu Hỏi Thường Gặp
TK 141 có áp dụng cho tạm ứng với nhà cung cấp hoặc đối tác bên ngoài không?
Không. Theo Thông tư 99, TK 141 chỉ phản ánh khoản tạm ứng cho người lao động của chính doanh nghiệp. Khoản ứng trước tiền cho nhà cung cấp được theo dõi ở tài khoản trả trước cho người bán (TK 331), không hạch toán qua TK 141.
Nếu hết kỳ kế toán mà nhân viên chưa quyết toán tạm ứng thì xử lý thế nào?
Số tạm ứng chưa thanh toán vẫn được phản ánh là số dư bên Nợ TK 141 trên sổ kế toán và trình bày là một khoản phải thu trên báo cáo tình hình tài chính cho đến khi nhân viên hoàn tất thủ tục quyết toán.
Có cần quy chế riêng cho việc tạm ứng không?
Có. Thông tư 99 yêu cầu doanh nghiệp xây dựng quy chế và tổ chức kiểm soát nội bộ về tạm ứng, quy định rõ đối tượng, mức tạm ứng, mục đích, thời hạn hoàn ứng và người có thẩm quyền phê duyệt, nhằm tránh thất thoát và tồn đọng tạm ứng kéo dài.
Kết Luận
TK 141 – Tạm ứng là tài khoản đơn giản nhưng gắn liền với hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đòi hỏi quy chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ để tránh tạm ứng tồn đọng lâu ngày không quyết toán. Bài tiếp theo trong chuỗi sẽ chuyển sang nhóm tài khoản Hàng tồn kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Xem lại bài trước: Hạch toán TK 138 – Phải thu khác.
Xem bài tổng quan về Thông tư 99/2025/TT-BTC: Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200 – Tổng quan.