Sau khi đã hạch toán xong TK 131 (phải thu khách hàng), TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ) và TK 136 (phải thu nội bộ), TK 138 – Phải thu khác theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là ‘nơi gom’ tất cả các khoản phải thu còn lại mà ba tài khoản trên chưa phản ánh. Đây là tài khoản rất hay gặp trong thực tế: từ tài sản kiểm kê phát hiện thiếu, khoản bắt bồi thường, đến các khoản chi hộ đối tác chờ thu lại. Bài viết này diễn giải nguyên tắc, kết cấu và cách hạch toán TK 138 một cách dễ hiểu, kèm ví dụ minh họa thực tế.
📋 Mục Lục Bài Viết
1. Khi Nào Dùng TK 138 – Phải Thu Khác?
TK 138 phản ánh các khoản phải thu nằm ngoài phạm vi của TK 131, TK 133 và TK 136. Nói cách khác, kế toán chỉ đưa vào TK 138 những khoản phải thu không thuộc về khách hàng mua hàng, không phải thuế GTGT đầu vào, và không phát sinh giữa đơn vị cấp trên với đơn vị trực thuộc. Các trường hợp điển hình gồm:
- Giá trị tài sản phát hiện thiếu khi kiểm kê nhưng chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ xử lý;
- Khoản phải thu bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) làm mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn đã có quyết định bắt bồi thường;
- Khoản cho bên khác mượn tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải hạch toán là cho vay ở TK 1283, không đưa vào TK 138);
- Khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phải thu hồi lại;
- Khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, ví dụ bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu chi hộ phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển cho bên giao ủy thác;
- Cổ tức, lợi nhuận được chia bằng tiền hoặc tài sản phi tiền tệ từ hoạt động đầu tư tài chính;
- Thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu đã nộp nhưng được khấu trừ hoặc hoàn theo quy định của pháp luật thuế (ví dụ mặt hàng xăng nhập khẩu);
- Giá trị tài sản mang đi góp vào hợp đồng hợp tác kinh doanh.
Ví dụ: một công ty thương mại kiểm kê kho cuối tháng phát hiện thiếu một lô hàng trị giá 25 triệu đồng, chưa rõ do thủ kho làm mất hay do ghi chép nhầm. Khoản này tạm thời được ghi nhận vào TK 138, chờ lập biên bản xác minh nguyên nhân rồi mới xử lý dứt điểm.
2. Kết Cấu TK 138 Và 3 Tài Khoản Cấp 2
Bên Nợ ghi nhận: giá trị tài sản thiếu chờ xử lý; số phải thu của cá nhân, tập thể khi đã xác định rõ nguyên nhân tài sản thiếu; số thuế TTĐB của hàng nhập khẩu đã nộp được khấu trừ hoặc hoàn; giá trị tài sản góp vào hợp đồng hợp tác kinh doanh; cổ tức, lợi nhuận phải thu bằng tiền; các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi.
Bên Có ghi nhận: kết chuyển giá trị tài sản thiếu sang các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý; số thuế TTĐB đã được khấu trừ hoặc hoàn; số tiền đã thu được về các khoản phải thu khác.
Số dư bên Nợ: các khoản phải thu khác chưa thu được tại thời điểm cuối kỳ.
TK 138 có 3 tài khoản cấp 2, mỗi tài khoản phục vụ một nhóm nghiệp vụ riêng:
- TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: chỉ dùng cho tài sản phát hiện thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân, còn đang chờ quyết định xử lý. Nếu tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi thẳng vào tài khoản liên quan, không qua TK 1381.
- TK 1383 – Thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu: phản ánh số thuế TTĐB của hàng nhập khẩu (ví dụ xăng nhập khẩu) được khấu trừ hoặc hoàn theo quy định pháp luật thuế, trừ trường hợp hàng tạm nhập – tái xuất.
- TK 1388 – Phải thu khác: gom các khoản phải thu còn lại ngoài TK 1381 và TK 1383, như phải thu từ hợp đồng hợp tác kinh doanh, cổ tức lợi nhuận được chia, tiền lãi phải thu, khoản bồi thường, thuế TTĐB của hàng tạm nhập – tái xuất không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Lưu ý quan trọng: khi lập báo cáo tài chính, nếu không có bằng chứng chắc chắn tài sản thiếu chờ xử lý có khả năng thu hồi, doanh nghiệp phải ghi nhận ngay giá trị đó vào chi phí trong kỳ, đồng thời thuyết minh rõ trên báo cáo tài chính.
3. Ví Dụ Hạch Toán Một Số Nghiệp Vụ Thường Gặp
Tình huống 1 – Tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân: Kiểm kê kho phát hiện thiếu hàng hóa trị giá 25 triệu đồng, chưa xác định nguyên nhân. Kế toán ghi: Nợ TK 1381 – 25 triệu / Có TK 156 – 25 triệu. Sau khi điều tra, xác định nhân viên thủ kho phải bồi thường 15 triệu đồng (trừ dần vào lương), phần còn lại 10 triệu đồng doanh nghiệp chấp nhận tính vào chi phí do hao hụt hợp lý: Nợ TK 1388 (nếu phải thu bằng tiền) hoặc Nợ TK 334 (nếu trừ lương) – 15 triệu; Nợ TK 632 – 10 triệu / Có TK 1381 – 25 triệu.
Tình huống 2 – Cho mượn tài sản phi tiền tệ: Công ty cho đối tác mượn một lô nguyên vật liệu trị giá 40 triệu đồng không thu lãi, có cam kết hoàn trả. Ghi: Nợ TK 1388 – 40 triệu / Có TK 152 – 40 triệu. Lưu ý nếu cho mượn bằng tiền thì phải hạch toán vào TK 1283 (cho vay), không dùng TK 138.
Tình huống 3 – Chi hộ bên thứ ba: Doanh nghiệp nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ bên giao ủy thác 8 triệu đồng phí giám định hải quan, bên giao ủy thác chưa ứng tiền trước. Ghi: Nợ TK 1388 – 8 triệu / Có TK 111 – 8 triệu. Khi bù trừ với khoản đã nhận của bên giao ủy thác: Nợ TK 338 (3388) / Có TK 1388.
Tình huống 4 – Thu được tiền phải thu khác: Khi khách nợ hoặc nhân viên nộp tiền bồi thường, ghi đơn giản: Nợ TK 111, 112 / Có TK 1388.
Điểm chung của các ví dụ trên: TK 138 luôn đóng vai trò trung gian, phản ánh đúng bản chất ‘ai đang nợ doanh nghiệp cái gì’, giúp kế toán theo dõi chi tiết đến từng đối tượng để đôn đốc thu hồi kịp thời, tránh bỏ sót công nợ nhỏ lẻ nhưng tích lũy thành số tiền đáng kể.
Câu Hỏi Thường Gặp
TK 138 khác gì so với TK 131 và TK 136?
TK 131 chỉ dùng cho khoản phải thu từ khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ. TK 136 chỉ dùng cho quan hệ thanh toán nội bộ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị trực thuộc trong cùng một pháp nhân. TK 138 là phần còn lại: mọi khoản phải thu khác không thuộc hai nhóm trên, như tài sản thiếu, bồi thường, chi hộ, cổ tức được chia.
Tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân có phải trích lập dự phòng ngay không?
Không nhất thiết phải trích dự phòng, nhưng nếu đến thời điểm lập báo cáo tài chính vẫn chưa có bằng chứng chắc chắn tài sản thiếu có khả năng thu hồi, doanh nghiệp phải ghi nhận ngay vào chi phí trong kỳ và thuyết minh rõ lý do, thời hạn dự kiến xác định nguyên nhân.
Cho mượn tiền mặt có hạch toán vào TK 138 không?
Không. Cho mượn bằng tiền phải hạch toán vào TK 1283 – Cho vay, không phải TK 138. TK 138 chỉ áp dụng cho tài sản phi tiền tệ cho mượn.
Kết Luận
TK 138 – Phải thu khác tuy là tài khoản ‘tổng hợp các khoản còn lại’ nhưng lại rất dễ phát sinh sai sót nếu kế toán không phân biệt rõ 3 tài khoản cấp 2 (1381, 1383, 1388) và không theo dõi chi tiết đến từng đối tượng. Nguyên tắc cốt lõi cần nhớ: tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân mới đưa vào 1381; đã rõ nguyên nhân thì ghi thẳng tài khoản liên quan; cho mượn tài sản phi tiền tệ và các khoản chi hộ, cổ tức được chia đưa vào 1388.
Bài tiếp theo trong chuỗi sẽ tiếp tục với TK 141 – Tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Xem lại bài trước về TK 136 – Phải thu nội bộ, hoặc bài Tổng quan Thông tư 99/2025/TT-BTC để nắm toàn bộ lộ trình thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC.