Sau khi tìm hiểu Điều 7 về tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc, bài viết này chuyển sang Chương II của Thông tư 99/2025/TT-BTC – quy định về chứng từ kế toán (Điều 8-10). Đây là nhóm quy định nền tảng: mọi số liệu trên sổ sách, báo cáo tài chính đều bắt nguồn từ chứng từ kế toán hợp lệ. Với kế toán mới vào nghề, nắm chắc nguyên tắc lập, biểu mẫu và cách ký duyệt chứng từ là bước đầu tiên để tránh sai sót khi ghi sổ.
📋 Mục Lục Bài Viết
Điều 8: Nguyên Tắc Chung Về Chứng Từ Kế Toán
Điều 8 Thông tư 99/2025/TT-BTC nhắc lại và cụ thể hóa các nguyên tắc lập chứng từ kế toán đã có trong Luật Kế toán: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ là căn cứ duy nhất, hợp pháp để ghi sổ kế toán – nếu không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ, kế toán không được phép ghi nhận nghiệp vụ đó.
Với người mới bắt đầu, có thể hiểu đơn giản: chứng từ kế toán giống như bằng chứng cho mọi giao dịch – từ hóa đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi, đến bảng chấm công. Ví dụ, khi Công ty X chi tiền mặt trả tiền điện, kế toán phải có phiếu chi kèm hóa đơn tiền điện làm căn cứ, trước khi ghi giảm quỹ tiền mặt trên sổ sách.
Điều 9: Hệ Thống Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán
Điều 9 dẫn chiếu tới Phụ lục I của Thông tư – nơi liệt kê danh mục và mẫu biểu chứng từ kế toán theo từng nhóm nghiệp vụ: lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định… Đây là các mẫu tham khảo, không bắt buộc áp dụng nguyên mẫu.
Điểm doanh nghiệp cần lưu ý: Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép doanh nghiệp tự thiết kế thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu chứng từ cho phù hợp với đặc thù hoạt động, miễn là vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán theo Điều 16 Luật Kế toán (tên và số hiệu chứng từ, ngày lập, tên và địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân liên quan, nội dung nghiệp vụ, số liệu, chữ ký của người có trách nhiệm…). Đây là điểm kế thừa từ Thông tư 200/2014/TT-BTC, giúp doanh nghiệp linh hoạt khi làm kế toán trên phần mềm hoặc theo đặc thù ngành, ví dụ doanh nghiệp sản xuất có thể thêm cột theo dõi định mức nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho.
Điều 10: Lập, Ký Và Kiểm Soát Chứng Từ Kế Toán
Điều 10 quy định ba nội dung quan trọng trong quy trình xử lý chứng từ:
Thứ nhất, mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập chứng từ kế toán một lần. Quy định này nhằm tránh tình trạng lập trùng, lập nhiều bản chứng từ cho cùng một giao dịch gây khó khăn khi đối chiếu, kiểm tra.
Thứ hai, việc ký chứng từ phải theo đúng phân cấp thẩm quyền đã được doanh nghiệp quy định – ai được ký phiếu thu, ai duyệt phiếu chi, hạn mức bao nhiêu… Đây là cơ sở để xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ về chứng từ.
Thứ ba, một điểm cần đặc biệt lưu ý: kế toán trưởng không được ký thừa ủy quyền chức danh của người quản lý doanh nghiệp (ví dụ Giám đốc, Tổng Giám đốc) trên chứng từ kế toán. Nói cách khác, dù kế toán trưởng có thể được ủy quyền một số công việc quản lý, nhưng khi ký chứng từ với vai trò người quản lý doanh nghiệp thì phải do đúng người có chức danh đó ký, không thể để kế toán trưởng ký thay.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán riêng không?
Có. Theo Điều 9, doanh nghiệp được thiết kế thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu chứng từ tại Phụ lục I cho phù hợp với đặc thù hoạt động, miễn đảm bảo đầy đủ nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Một nghiệp vụ kinh tế có được lập nhiều hơn một chứng từ không?
Không. Điều 10 quy định mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập chứng từ kế toán một lần, để tránh trùng lặp và sai lệch khi ghi sổ.
Kế toán trưởng có được ký chứng từ thay chức danh người quản lý doanh nghiệp không?
Không. Thông tư nêu rõ kế toán trưởng không được ký thừa ủy quyền chức danh người quản lý doanh nghiệp trên chứng từ kế toán – vai trò ký của người quản lý (Giám đốc, Tổng Giám đốc…) phải do đúng người đó thực hiện.
Kết Luận
Chương II (Điều 8-10) của Thông tư 99/2025/TT-BTC xác lập nền tảng về chứng từ kế toán: nguyên tắc lập chứng từ, hệ thống biểu mẫu tham khảo tại Phụ lục I (được phép điều chỉnh), và quy trình lập – ký – kiểm soát chặt chẽ, đặc biệt là giới hạn thẩm quyền ký của kế toán trưởng. Đây là kiến thức nền mà bất kỳ kế toán viên nào cũng cần nắm vững trước khi bước sang phần tài khoản kế toán ở Chương III.
Xem lại bài trước trong chuỗi: Thông tư 99/2025: Điều 7 – Kế toán đơn vị trực thuộc. Hoặc quay lại bài Tổng quan Thông tư 99/2025/TT-BTC để nắm toàn cảnh văn bản thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC.